Сейчас уже практически невозможно представить себе работающую компанию, которая не имеет мини АТС. Она стала таким же неотъемлемым атрибутом современного офиса, как мебель, компьютеры или стойка-ресепшн на входе. Зачем же она нужна и почему при организации нового офиса один из первых вопросов – это организация телефонной связи?
Во-первых, мини АТС существенно облегчает внутреннюю связь между сотрудниками. Далеко в прошлое ушли те времена, когда люди бегали из комнаты в комнату, стучали в стену условным стуком или кричали на весь офис для того, чтобы позвать нужного человека к городскому телефону. Теперь достаточно нажать несколько кнопок на телефонном аппарате (а лучше одну кнопку на системном телефоне) для того, чтобы вызвать требуемого человека. Если того нет на месте можно воспользоваться системой громкого оповещения для его поиска. Просто стало организовывать селекторные совещания и конференции – есть специализированные офисные АТС, которые позволяют собрать требуемых сотрудников в общий разговор не отвлекая их с рабочих мест, в некоторых случаях к конференции даже можно подключать городских абонентов.
Во-вторых, с помощью мини АТС более рационально используются городские линии. Раньше практически каждому сотруднику было необходимо выделить отдельную линию, чтобы он мог принимать и совершать звонки. Теперь же все эти линии являются общими, включены в станцию, которая предоставляет для звонка любую свободную. Кроме того, можно запретить любым сотрудникам выход на любую линию, регулируя таким образом нагрузку на определенные каналы. С точки зрения приема входящих вызовов мини АТС также предоставляет большую гибкость – если вызываемый абонент занят, можно автоматически перевести звонок на другого сотрудника, поставить его в очередь к занятому и передать в линию заранее записанные сообщения или мелодию для того, чтобы процесс ожидания не казался таким долгим и мучительным или направить звонящего в голосовой почтовый ящик, чтобы он мог оставить сообщение своему адресату.
В-третьих, наличие мини-АТС упрощает процесс работы своим пользователям. Современные программы (а мини АТС можно представить себе в виде специализированного компьютера, работающего под управлением определенной программы) предоставляют большое количество вспомогательных функций, которые позволяют лучше и быстрее организовывать связь. Например, если надо позвонить в город, а все исходящие линии заняты можно просто установить свой вызов в очередь, и станция автоматически известит о том, когда соединение станет возможным. Если сотрудник ушел со своего рабочего места в другое помещение, где есть внутренний телефон, он может перевести на него все вызовы со своего аппарата, АТС будет транслировать все звонки на его новое рабочее место. Для тех, кто часто звонит по ограниченному списку номеров полезным окажется наличие записной книжки, набор из которой производится нажатием нескольких клавиш. Существует еще множество различных возможностей – перехват звонка, режим «не беспокоить», открытие дверного звонка и т.д. – многие современные цифровые АТС имеют до 1000 различных сервисных функций.
Ну и наконец, в четвертых, это престижно и современно. Наличие установленной и правильно запрограммированной мини АТС позволяет повысить уровень обслуживания клиентов, максимально быстро и четко решая их задачи и экономя время. Если при звонке в фирму человек слышит приветствие, записанное вежливым и мелодичным голосом, а потом его быстро и четко переключают на нужного абонента, у него сразу же формируется положительное мнение о качестве обслуживания и общем уровне фирмы, что очень важно при дальнейшем принятии решения о сотрудничестве именно с ней.
Поэтому установка мини АТС в офисе хотя и доставляет некоторые хлопоты на начальном этапе, но зато потом существенно упрощает работу и позволяет сделать процесс коммуникаций эффективным и удобным.
ИСТОЧНИК: АТС Торг — мини атс, телефонная связь для офиса — радиотелефоны, системные телефоны
